Cartographier, prioriser et digitaliser ses process métier
Acquérir une méthode de cartographie, de priorisation et de digitalisation des process internes
Perfectionnement
Éligible OPCO
Pourquoi cette formation, pourquoi maintenant ?
Les TPE et PME accumulent des process hybrides : mi-papier mi-Excel, mi-mails mi-tableurs partagés. Cette dispersion coûte du temps, génère des erreurs et freine la croissance. Avec la généralisation de la facturation électronique (réception obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026, émission au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises), structurer ses process devient un enjeu de plus en plus concret.
La plupart des formations sur le sujet donnent la méthode puis demandent de l'appliquer. Cette formation prend le problème dans l'autre sens, avec le modèle pédagogique A.A.A. : on ne fait pas cartographier un process à quelqu'un qui n'a pas d'abord ressenti où, et pourquoi, son organisation perd du temps. La journée se construit en trois temps, du déclic jusqu'à la méthode appliquée sur ses propres process.
Pour qui ?
Dirigeants, bras droits, responsables administratifs, office managers de TPE/PME de 5 à 50 salariés. Profils qui pilotent l'organisation au quotidien et souhaitent acquérir une méthode de digitalisation des process internes.
Prérequis
- Prérequis techniques : chaque participant doit disposer d'un ordinateur connecté à Internet pour réaliser les exercices pratiques, en présentiel comme à distance. Pour les formations à distance, un microphone est également nécessaire pour participer aux échanges en visioconférence.
- Exercer une responsabilité dans l'organisation, le pilotage ou l'administration d'une structure, et connaître de l'intérieur les process concernés.
- À préparer avant la formation : un ou deux process métier (devis, facturation, onboarding client, suivi RH, gestion de stock) qui serviront de support aux exercices.
À la fin de la formation, vous saurez
Représenter un process métier en notation visuelle simple selon une méthode BPMN allégée.
Identifier les ruptures de chaîne et les points de friction d'un process à partir d'une typologie fournie.
Appliquer une grille effort/impact pour prioriser les chantiers de digitalisation.
Comparer les familles d'outils de digitalisation selon une grille de critères : gestion documentaire, no-code, signature électronique et facturation électronique, en tenant compte des exigences propres à chaque famille, notamment l'immatriculation des plateformes de facturation électronique.
Construire un plan de digitalisation à 90 jours selon une méthode de séquencement par jalons.
Programme détaillé
Acculturation : ressentir le coût du désordre
La journée s'ouvre sur une mise en situation collective. À partir d'une PME fictive aux process dispersés, les participants suivent un même dossier (un devis, une commande) et constatent où la chaîne se rompt, où l'information se perd, où le temps se gaspille. Un débrief guidé met des mots sur ces ruptures avant un court apport sur la logique de digitalisation. L'objectif n'est pas de convaincre que c'est utile, mais de faire voir précisément ce qui coince.
Arbitrage : cartographier et prioriser ses process
C'est le cœur de la journée. Chaque participant apprend à représenter l'un de ses propres process en notation visuelle simple (méthode BPMN allégée), puis à repérer les ruptures de chaîne et les points de friction à l'aide d'une typologie fournie. À partir d'une grille effort/impact, il réalise en exercice une priorisation qui démontre sa capacité à choisir ses chantiers de digitalisation. Un temps de réflexion permet de verbaliser ces arbitrages et de justifier l'ordre retenu.
Action : outiller et séquencer
Une fois les chantiers priorisés, l'enjeu est de savoir les outiller. Les participants comparent les familles d'outils (gestion documentaire, no-code, signature électronique, facturation électronique) à l'aide d'une grille de critères, puis s'exercent à construire un plan de digitalisation séquencé par jalons sur 90 jours. Un dernier temps de réflexion porte sur ce qui rend un outil réellement adapté à un contexte donné.
Clôture : pérenniser et transférer
La journée se clôt sur quelques points de vigilance liés au cadre réglementaire (calendrier de généralisation de la facturation électronique, RGPD et conservation des données) ainsi que sur la frontière entre digitalisation et IA, traitée dans une formation distincte. Chacun formalise enfin un plan personnel de transfert de ses acquis.
Cadre et limites de la formation
La formation permet d'analyser, de cartographier et de prioriser des process métier afin de construire un plan de digitalisation. Elle ne comprend pas la configuration, le déploiement ou le développement des outils identifiés pendant la session.
Les cartographies et plans d'action réalisés constituent des supports de travail. La faisabilité technique, réglementaire et budgétaire d'un projet peut nécessiter une étude complémentaire avant sa mise en œuvre.
Vous repartez avec
Le support de formation.
Une grille d'identification des points de friction.
Une grille effort / impact pour prioriser les chantiers.
Une grille de comparaison des familles d'outils.
Un plan de digitalisation à 90 jours construit pendant la formation.
Une attestation de formation.
Informations pratiques
Les conditions d’accès, d’accueil et de confidentialité de la formation.
Délais d'accès
Les formations du catalogue sont ouvertes à la demande. Aucune session n'est programmée à l'avance : chaque session est montée à partir d'une demande d'entreprise, de collectivité ou de professionnel indépendant.
Le devis est adressé sous 3 jours ouvrés après réception de la demande. Le démarrage intervient au minimum 5 à 20 jours ouvrés après la signature de la convention de formation, selon la durée de la formation, le temps d'envoyer le questionnaire de positionnement et d'adapter le programme.
Pour une formation financée par un OPCO, ajouter le délai d'instruction du dossier de prise en charge, de trois à six semaines selon l'opérateur. Il est recommandé d'anticiper la demande d'au moins un mois avant la date souhaitée.
En cas de besoin urgent ou de question sur les délais, écrivez directement à academy@koality.fr.
Accessibilité
L'accessibilité des formations aux personnes en situation de handicap fait l'objet d'une attention particulière. Chaque formation est adaptable selon la nature du handicap et le contexte de déroulement, en présentiel comme à distance.
En cas de situation de handicap, contacter la référente handicap avant l'inscription afin d'étudier ensemble les aménagements nécessaires (supports adaptés, temps majoré, accessibilité des lieux, accompagnement humain) et, si besoin, d'être orienté vers les organismes partenaires spécialisés.
Lorsque la formation se déroule dans les locaux de l'organisation qui l'accueille, l'accessibilité aux personnes en situation de handicap dépend de ce site.
Référente handicap : Juliette Canu, juliette@koality.fr.
Confidentialité des données
Les participants sont sensibilisés à la confidentialité des informations utilisées pendant la formation. Les exercices pratiques privilégient les supports de démonstration et les données fictives ou anonymisées. Lorsque des documents ou des cas réels sont utilisés, leur traitement doit respecter les règles de confidentialité de l'organisation et les conditions d'utilisation des outils employés, notamment ceux intégrant de l'intelligence artificielle.
Les supports pédagogiques remis aux stagiaires sont réservés à leur usage personnel et ne peuvent être diffusés sans autorisation écrite.
Les données personnelles des stagiaires et les documents de suivi des formations sont traités et conservés conformément à notre politique de confidentialité, qui précise les finalités, les durées de conservation et les droits des personnes concernées.
Modalités de formation à distance
La formation peut être réalisée à distance, en visioconférence synchrone, avec la présence du formateur pendant toute la durée de la session.
Prérequis techniques : ordinateur équipé d'un microphone, connexion Internet stable et accès aux outils utilisés pendant la formation.
Moyens pédagogiques : démonstrations en direct, échanges avec le formateur, exercices pratiques et mise en application sur des situations professionnelles.
Accompagnement : assistance technique et pédagogique assurée par le formateur pendant la session, avec un contact communiqué avant la formation en cas de difficulté de connexion.
Suivi et évaluation : contrôle de la participation, exercices pratiques et évaluation des acquis en fin de formation.
Les points forts
Pédagogie active : on part d'une mise en situation, pas d'un cours descendant.
Chacun travaille sur ses propres process, apportés en début de journée.
Méthode transposable à tout process au-delà du cas travaillé en formation.
Connexion directe aux enjeux actuels de digitalisation, notamment à la généralisation progressive de la facturation électronique.
Comment se déroule la formation
Les modalités de travail, les moyens mis à disposition et l’évaluation prévue.
Pédagogie
La formation suit le modèle pédagogique A.A.A. : Acculturation, Arbitrage, Action. Elle alterne mise en situation, réflexion guidée, apports méthodologiques et ateliers pratiques.
Après une mise en situation initiale, le cœur de la journée est consacré à la cartographie et à la priorisation de process réels apportés par les participants. Chaque étape donne lieu à une phase de réflexion guidée afin de verbaliser les choix effectués et de transposer la méthode à son propre contexte.
Évaluation
Questionnaire de positionnement envoyé avant la formation. Évaluation continue par observation du formateur pendant les exercices.
Exercice de cartographie d'un process apporté par le participant, évalué à l'aide d'une grille critériée. QCM final d'évaluation des acquis.
Questionnaire de satisfaction à chaud en fin de session et questionnaire à froid envoyé environ trois mois après la formation. Une attestation est remise à l'issue de la session.
Moyens pédagogiques et techniques
Chaque participant doit disposer d'un ordinateur connecté à Internet pendant la formation. En présentiel, la structure d'accueil met à disposition un équipement permettant la projection du support.
Koality Academy fournit les supports et ressources pédagogiques nécessaires aux exercices et aux mises en pratique, ainsi qu'un site de test ou un jeu de données de démonstration lorsque la formation le nécessite. Les comptes et abonnements aux outils utilisés pendant les exercices restent à la charge du participant et figurent, lorsqu'ils sont nécessaires, dans les prérequis de la formation.
Votre formateur
Fabien Canu
Développeur senior et expert en IA générative, Fabien Canu est co-gérant de Koality et cumule 25 ans d'expérience dans le développement numérique. Passionné par l'intelligence artificielle, il intervient également depuis plusieurs années dans l'enseignement et la formation professionnelle.
Pour aller plus loin
Cette formation s'inscrit dans le catalogue Koality Academy, organisé autour de quatre thématiques : IA appliquée, digitalisation des process métier, souveraineté et sécurité, maîtrise des outils web. Pour approfondir une thématique connexe, construire un parcours combinant plusieurs formations ou organiser la session dans les locaux de l'organisation, consultez le catalogue complet ou écrivez à academy@koality.fr .
À partir de
1 200 € HT
par participant. Tarif de groupe sur devis.
Durée
1 jour (7 h)
Niveau
Perfectionnement
Format
Présentiel ou distanciel
Financement
Prise en charge OPCO possible
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