Sortir d'Excel : structurer ses données de gestion
Reconnaître le tableur devenu dangereux et passer à une base partagée, sans coder
Perfectionnement
Éligible OPCO
Pourquoi cette formation, pourquoi maintenant ?
Tout commence par un tableur pratique, puis il grossit : feuilles en double, formules qui se cassent, versions qui divergent. À un moment, le tableur devient un risque : une décision prise sur une donnée fausse, un classeur que personne n'ose toucher.
Cette formation apprend à reconnaître ce moment et à passer à une base de données partagée (Airtable, Baserow ou Grist), sans écrire une ligne de code : modéliser ses données, les relier, y brancher des vues et des formulaires.
Pour qui ?
Dirigeants, gestionnaires, responsables administratifs et office managers qui pilotent tout ou partie de leur activité avec des tableurs devenus difficiles à maintenir : suivi commercial, gestion de projets, stocks, devis, planning ou autres données de gestion.
Prérequis
- Prérequis techniques : chaque participant doit disposer d'un ordinateur connecté à Internet pour réaliser les exercices pratiques, en présentiel comme à distance. Pour les formations à distance, un microphone est également nécessaire pour participer aux échanges en visioconférence.
- Utiliser Excel ou un tableur dans son travail quotidien.
- Aucune compétence technique requise.
- Venir avec un exemple de son tableur de gestion (ou une description de ce qu'il contient).
- Disposer d'un compte utilisable sur l'outil retenu pour les exercices. L'outil est déterminé avec le formateur en fonction du besoin et les accès nécessaires sont vérifiés avant la session.
À la fin de la formation, vous saurez
Reconnaître le moment où un tableur devient dangereux pour la prise de décision.
Remodeler ses données en tables reliées, sans coder.
Monter une base partagée dans l'outil retenu pour la session.
Créer des vues et des formulaires pour alimenter la base sans la casser.
Choisir le bon outil selon son besoin, son budget et la localisation de ses données.
Programme détaillé
Acculturation : quand le tableur devient dangereux
Les signes qui ne trompent pas : formules copiées à la main, feuilles dupliquées, chiffres qui ne concordent pas entre deux onglets, classeur ouvert par une seule personne.
Cas concret : une décision prise sur une donnée erronée, et ce que ça a coûté. Échanges sur les situations vécues par les participants.
Arbitrage : modéliser ses données en tables reliées
Passer de la feuille unique à des tables : clients, commandes, produits, et comment les relier. La différence entre une donnée et une liste, expliquée sans jargon.
Atelier : à partir du tableur apporté par chaque participant, découper le classeur en tables et nommer les relations.
Action : monter sa base partagée
Créer la base dans l'outil choisi (Airtable, Baserow ou Grist), importer les données, poser les champs et les relations.
Mise en pratique : construire des vues (par statut, par date, par responsable) et un formulaire de saisie qui protège la base.
Pérenniser : choisir l'outil et organiser l'équipe
Comparatif simple des trois outils : coût, prise en main, limites et localisation des données, avec ce que change un hébergement hors Union européenne ou une instance installée chez soi. Le critère de la sortie : pouvoir récupérer ses données.
Qui alimente la base, qui la corrige, comment on garde un historique.
Organiser la bascule : par quoi commencer, comment gérer la période où le tableur et la base coexistent, quand arrêter d'alimenter l'ancien fichier et ce qu'on fait de l'historique.
Cadre et limites de la formation
La formation porte sur la structuration de données de gestion et la construction d'une première base partagée. Elle ne couvre ni le développement d'une application métier sur mesure, ni la migration complète d'un système de données complexe, ni la mise en place d'intégrations ou d'automatisations avancées.
Les données utilisées pendant les exercices doivent être compatibles avec les règles de confidentialité de l'organisation. Lorsque le tableur apporté contient des données personnelles ou confidentielles, un jeu de données anonymisé ou de démonstration est utilisé pour les manipulations.
Vous repartez avec
Le support de formation au format PDF.
Un canevas pour transformer un tableur en tables et relations.
La structure d'une première base adaptée à son cas.
Une grille de comparaison des solutions utilisées pendant la formation.
Un plan simple pour organiser la migration de ses données.
Une attestation de formation.
Informations pratiques
Les conditions d’accès, d’accueil et de confidentialité de la formation.
Délais d'accès
Les formations du catalogue sont ouvertes à la demande. Aucune session n'est programmée à l'avance : chaque session est montée à partir d'une demande d'entreprise, de collectivité ou de professionnel indépendant.
Le devis est adressé sous 3 jours ouvrés après réception de la demande. Le démarrage intervient au minimum 5 à 20 jours ouvrés après la signature de la convention de formation, selon la durée de la formation, le temps d'envoyer le questionnaire de positionnement et d'adapter le programme.
Pour une formation financée par un OPCO, ajouter le délai d'instruction du dossier de prise en charge, de trois à six semaines selon l'opérateur. Il est recommandé d'anticiper la demande d'au moins un mois avant la date souhaitée.
En cas de besoin urgent ou de question sur les délais, écrivez directement à academy@koality.fr.
Accessibilité
L'accessibilité des formations aux personnes en situation de handicap fait l'objet d'une attention particulière. Chaque formation est adaptable selon la nature du handicap et le contexte de déroulement, en présentiel comme à distance.
En cas de situation de handicap, contacter la référente handicap avant l'inscription afin d'étudier ensemble les aménagements nécessaires (supports adaptés, temps majoré, accessibilité des lieux, accompagnement humain) et, si besoin, d'être orienté vers les organismes partenaires spécialisés.
Lorsque la formation se déroule dans les locaux de l'organisation qui l'accueille, l'accessibilité aux personnes en situation de handicap dépend de ce site.
Référente handicap : Juliette Canu, juliette@koality.fr.
Confidentialité des données
Les participants sont sensibilisés à la confidentialité des informations utilisées pendant la formation. Les exercices pratiques privilégient les supports de démonstration et les données fictives ou anonymisées. Lorsque des documents ou des cas réels sont utilisés, leur traitement doit respecter les règles de confidentialité de l'organisation et les conditions d'utilisation des outils employés, notamment ceux intégrant de l'intelligence artificielle.
Les supports pédagogiques remis aux stagiaires sont réservés à leur usage personnel et ne peuvent être diffusés sans autorisation écrite.
Les données personnelles des stagiaires et les documents de suivi des formations sont traités et conservés conformément à notre politique de confidentialité, qui précise les finalités, les durées de conservation et les droits des personnes concernées.
Modalités de formation à distance
La formation peut être réalisée à distance, en visioconférence synchrone, avec la présence du formateur pendant toute la durée de la session.
Prérequis techniques : ordinateur équipé d'un microphone, connexion Internet stable et accès aux outils utilisés pendant la formation.
Moyens pédagogiques : démonstrations en direct, échanges avec le formateur, exercices pratiques et mise en application sur des situations professionnelles.
Accompagnement : assistance technique et pédagogique assurée par le formateur pendant la session, avec un contact communiqué avant la formation en cas de difficulté de connexion.
Suivi et évaluation : contrôle de la participation, exercices pratiques et évaluation des acquis en fin de formation.
Les points forts
Travail sur votre propre tableur de gestion, pas sur des cas génériques
Le passage à une base partagée sans écrire une ligne de code
Trois outils comparés : Airtable, Baserow et Grist, avec le critère de sortie des données
Les formulaires qui protègent la base des erreurs de saisie
Comment se déroule la formation
Les modalités de travail, les moyens mis à disposition et l’évaluation prévue.
Pédagogie
Alternance d'apports courts (30 %) et d'ateliers pratiques (70 %). Les participants partent d'un tableur existant ou d'un cas représentatif pour identifier les données à structurer, les répartir en tables reliées, puis construire une première base avec ses vues et ses formulaires.
Les trois solutions présentées sont comparées, mais la construction pratique est réalisée principalement dans un seul outil retenu pour la session.
Évaluation
Questionnaire de positionnement envoyé avant la formation. Évaluation continue pendant les ateliers de modélisation et de construction. Exercice final : transformer un cas de gestion en structure de données cohérente, créer les principales tables et relations et mettre en place une vue ou un formulaire adapté, avec évaluation à l'aide d'une grille critériée. QCM final d'évaluation des acquis.
Questionnaire de satisfaction à chaud en fin de session et questionnaire à froid envoyé environ trois mois après la formation. Une attestation est remise à l'issue de la session.
Moyens pédagogiques et techniques
Chaque participant doit disposer d'un ordinateur connecté à Internet pendant la formation. En présentiel, la structure d'accueil met à disposition un équipement permettant la projection du support.
Koality Academy fournit les supports et ressources pédagogiques nécessaires aux exercices et aux mises en pratique, ainsi qu'un site de test ou un jeu de données de démonstration lorsque la formation le nécessite. Les comptes et abonnements aux outils utilisés pendant les exercices restent à la charge du participant et figurent, lorsqu'ils sont nécessaires, dans les prérequis de la formation.
Votre formateur
Fabien Canu
Développeur senior et expert en IA générative, Fabien Canu est co-gérant de Koality et cumule 25 ans d'expérience dans le développement numérique. Passionné par l'intelligence artificielle, il intervient également depuis plusieurs années dans l'enseignement et la formation professionnelle.
Pour aller plus loin
Cette formation s'inscrit dans le catalogue Koality Academy, organisé autour de quatre thématiques : IA appliquée, digitalisation des process métier, souveraineté et sécurité, maîtrise des outils web. Pour approfondir une thématique connexe, construire un parcours combinant plusieurs formations ou organiser la session dans les locaux de l'organisation, consultez le catalogue complet ou écrivez à academy@koality.fr .
À partir de
1 100 € HT
par participant. Tarif de groupe sur devis.
Durée
1 jour (7 h)
Niveau
Perfectionnement
Format
Présentiel ou distanciel
Financement
Prise en charge OPCO possible
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